Debido al contexto actual de virtualidad y pandemia, se ha establecido lo siguiente en el documento: “Lineamientos para la pre-sustentación y sustentación de la tesis en la modalidad virtual para obtener el título profesional (periodo de emergencia sanitaria nacional por COVID-19)”

1. Para que el estudiante almacene su tesis en el Repositorio Institucional, lo cual es un requisito para la dación del Título Profesional, envía por correo electrónico a la UIGICT de la Facultad lo siguiente:
       a. El Formulario de autorización para el almacenamiento de la tesis, trabajos e informes de investigación en el Repositorio UPCH.
       b. La versión aprobada de la tesis en formato Word y PDF.
   La UIGICT envía un correo electrónico de respuesta confirmando la recepción de los documentos.
2. La Oficina Universitaria de Biblioteca (OUBI) crea un drive con el formato “Tesis-Siglas de la facultad-mes-año-” para almacenar las tesis que ingresan al repositorio institucional UPCH. Este drive lo comparte con UIGICT de las Facultades.
   
3. La UIGICT de las Facultades son los responsables de almacenar los documentos correspondientes de la tesis sustentada, en la carpeta del drive compartido por OUBI con su Facultad, considerando los siguientes criterios de registro:
   a. Una carpeta para cada tesis sustentada. El nombre del archivo tendrá la siguiente estructura: Apellido-fecha (día-mes-año)-Siglas de su Facultad.
   b. El Acta de Sustentación será archivada con la siguiente denominación: Acta-Apellido-fecha (día-mes-año)-Siglas de su Facultad.
   c. El Formulario de autorización para el depósito de tesis, trabajos e informes de Investigación en el Repositorio Institucional UPCH tendrá la siguiente estructura de registro: Formulario-Apellido-fecha (día-mes-año)-Siglas de su Facultad.
   d. La versión final de la tesis en formato Word y PDF será archivada con la siguiente estructura de registro: Tesis-Apellido-fecha (día-mes-año)-Siglas de su Facultad.
   Al completar la incorporación de los documentos en la carpeta compartida, comunica mediante correo electrónico a la OUBI, que ha incorporado la información.
   
4. La OUBI evalúa el expediente electrónico y para ello:
   a. Valida el expediente como adecuado si contiene nombres completos del estudiante, Título profesional a optar, título de la tesis y nombre de asesores según acta de sustentación.
   b. En caso de observaciones en el expediente:
        i. La OUBI remite las observaciones a la UIGICT mediante correo electrónico.
        ii. La UIGICT de las Facultades, informan al estudiante de las modificaciones por correo electrónico.
        iii. El estudiante resuelve las observaciones y envía el documento subsanado a la UIGICT.
        iv. La UIGICT de las Facultades valida las correcciones y vuelve a incorporar la versión actualizada al drive y envía un correo              electrónico a OUBI informando de la actualización.
   c. Cuando el expediente es considerado adecuado, se registra en recepción de tesis según facultad colocando los nombres completos, título de la tesis, grado a optar y la fecha de recepción, de este modo se monitorea las fechas de recepción de los documentos respectivos y se deriva al área de tratamiento documental.
   d. En el área de tratamiento documental, realizan la creación de metadatos para almacenar la tesis y se comunica al Repositorio Institucional.
   e. El Repositorio Institucional completa los metadatos necesarios de acuerdo a CONCYTEC y RENATI-SUNEDU.
   f. Culminado este proceso, el Repositorio Institucional reporta vía correo electrónico a la UIGICT, que la tesis se encuentra almacenada.
   g. Una vez subido al Repositorio Institucional UPCH, la UIGICT enviará el link para el acceso completo del documento a los asesores, estudiantes y al Departamento Académico responsable.